如何对 Word 文档进行数字签名

Microsoft Word 是全球最常用的文字处理平台之一，个人与各类机构均会持续使用它创建重要文档。

你可以通过添加签名行、插入手写签名图片，或使用基于证书的数字签名这几种方式对 Word 文档进行电子签名。具体选用哪种方法，取决于你仅需要简单的可见签名，还是需要更强的签名人身份验证能力与文档完整性证明。

对于日常文档，你可以添加扫描的签名图片，或使用 Word 内置的签名行功能；对于涉及业务、法律或合规要求的敏感文件，数字签名证书可提供更强的身份校验能力，帮助确认文档在签名后未被篡改。Word 还支持不可见数字签名，这类签名可在不添加可见签名域的前提下保护文档完整性。

下文中将介绍对 Word 文档进行电子签名的各类方式。

Microsoft Word 中的数字签名是如何工作的？

电子签名是一个广义术语，泛指所有以电子形式签署文档的方式，例如输入姓名、绘制签名、插入手写签名的图片等。数字签名是电子签名的一种，它使用数字证书验证签名人身份，并可证明文档在签名后未被篡改。

数字签名可保障电子文档交换与工作流的安全，确保文档的完整性与归属真实性，满足电子文档的合规要求。它们通过加密技术与签名证书将文档与经过验证的签名人关联起来。数字签名证书由证书颁发机构（CA）颁发，例如 Sectigo。

当 Word 文档完成数字签名后，接收方可以确认文档的签署人，以及签名添加后文件是否被篡改。

数字签名也可应用于多种其他文档类型，包括 Adobe PDF 文件以及图片文件。

在 Microsoft Word 中添加签名行

若需要在文档中设置可见的签名区域，Microsoft Office 中的签名行是最佳选择。它非常适用于合同、审批文件、内部表单以及需要明确签名人字段的文档。

已签署的文档底部会显示“签名”按钮。此外，对于已签署的文档，签名信息会显示在“信息”部分，您可在 Word 中点击“文件”选项卡查看。

要添加签名行，请按照以下步骤操作：

在 Microsoft Word 或 Excel 中打开需要签名的文档。
在 Word 文档或 Excel 工作表中，将光标定位到希望显示签名行的位置。
点击插入选项卡，该选项卡位于菜单栏右上方，点击后将出现新的下拉菜单。
点击签名行，该选项位于新下拉菜单右侧的“文本”组中。
在弹出的签名设置对话框中，输入建议签名人的姓名。您还可以添加签名人的职务、电子邮件地址以及签名说明。
如果需要签名人填写签名用途，请勾选允许签名人在“签署”对话框中添加注释。
如果需要显示签名日期，请勾选在签名行中显示签署日期。
点击确定

操作完成后，签名行将出现在文档中您选定的位置。如果需要添加多个签名，可重复上述步骤。部分功能可能因 Word 版本不同而存在差异。

如果您经常使用同一个签名块，可将其保存为自动图文集，或添加到文档模板中。这有助于规范签名信息，提升多个 Word 文件的签署处理效率。

如何在带有签名行的 Word 文档中签名

如果您是签署人，收到的 Word 文档中会预先设置好签名行。在签名行上签署后，将同时生成可见签名和数字签名版本。要在 Word 文档中插入签名，请按照以下步骤操作：

双击签名框，或右键单击签名框并选择“签署”。
此时将弹出对话框，提供多种添加签名的选项，包括：
1. 通过在X旁的输入框中键入姓名，生成您的印刷体签名。
2. 通过墨迹功能添加手写签名。
3. 点击“Select Image”添加签名图片。选择后将弹出窗口，您可以选择图片文件的存储位置。
添加签名后，点击“Sign”。

添加完成后，窗口底部还会出现一个小型签名图标，标识该文档已完成签名。收件人可双击签名或点击该图标查看签名者信息。

如何在Microsoft Word中添加不可见数字签名

使用数字签名证书对文档进行数字签名前，您需要从受信任的证书颁发机构（CA）（如Sectigo）购买证书并完成验证。证书签发后，将通过支持的签名方式（如USB令牌）存储在您的设备上供使用。

然后按以下步骤操作：

在“”选项卡中，选择“Info”
选择“Protect Document > Add a Digital Signature”
此时会弹出对话框，其中包含多个您可选择性填写的字段，选项包括：
1. Commitment Type：选择通过签名作出的承诺类型（例如：创建并批准本文档）
2. Purpose for signing this document：输入签署该文档的原因。
点击“Sign”。随后系统会提示您将文件保存到设备上。保存完成后，不可见数字签名即添加完毕。

添加完成后，窗口底部会出现一个小型签名图标，标识文档已完成签名。收件人可点击该图标查看签名者信息。

如何在Microsoft Windows中使用数字签名证书添加数字签名

然后按以下步骤操作：

打开需要签署的文档。
将存储证书的USB智能卡令牌插入计算机的USB端口。Microsoft会自动将证书复制到计算机的cryptographic API (CAPI)证书存储中。
点击“More Tools”窗格中的。此时会显示“Create & Edit”页面。
选择“Certificates.
”，在Certificates工具栏上选择“添加数字签名”。此时会弹出Signature Area Selection对话框。
单击“确定”（位于“签名区域选择”对话框中）。
按住鼠标左键拖动，绘制希望显示签名的区域。随后将弹出“使用数字ID签名”对话框。
单击“继续”。随后将弹出“以<您的姓名>身份签名”对话框。
单击“签名”。系统将打开Windows资源管理器对话框。
选择已签名文档的保存文件夹。
输入文档名称。
单击“保存”。系统将提示您输入PIN码。
输入PIN码，然后单击“确定”。您的签名将显示在文档中。

使用Sectigo签名证书保护Word文档安全

对于普通文档，输入的签名、扫描的签名图像或Word签名行可能已足够满足需求；对于高信任级别文档，由证书支持的数字签名可提供更强的安全保护。

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