甚麼是機械人流程自動化（RPA）？

數十年來，「機械人將取代人類工作」的說法一直是現代媒體內容的常見主題。從書籍、電影到電子遊戲等各類載體中，對人工智能以及美國產業自動化的焦慮始終佔據美國公眾集體意識的核心位置。如今，機械人自動化已經落地應用，而實際情況比這類虛構作品設想的要積極得多。

機械人流程自動化技術是這一轉變的核心。這項技術提供的虛擬「機械人」並不會搶走大眾的工作，反而會讓人們現有工作更有樂趣、減少枯燥重複的內容，留出更多創新空間。這意味著工作人員可以將更多精力放在優化業務流程上，而非反覆點擊相同表單這類乏味的工作上。

甚麼是機械人流程自動化？

機械人流程自動化通常簡稱RPA，是一項新興技術，可讓各行業的工作人員實現數碼任務的自動化。RPA軟件的設計目標是為用戶自動化處理重複性任務。這聽起來可能和傳統的宏或腳本類似，但二者存在兩個顯著差異。

1. 第一個差異——也是最吸引用戶的一點——是RPA軟件不僅能自動化處理任務，還能大幅降低機械人程式的編寫門檻。「低代碼」或「無代碼」的概念已經存在一段時間，其本質是將「教電腦完成操作」的能力普及開來；過去這項能力僅掌握在專業開發者手中，而非熟悉實際業務流程的從業者手裡。這類軟件的可視化程式語言可以透過觀察用戶單次執行任務的過程學習流程步驟，之後生成對應的代碼，後續可自動完成該任務。

2. RPA區別於以往自動化解決方案的另一個特性是互操作性。此前類似的自動化工具僅能在特定程式（例如Microsoft Excel）中使用，適用範圍被局限在對應程式內。借助RPA技術，用戶可以創建能夠在自身數碼生態系統中自由運行的自動化流程。這類機械人的適用場景包括發票與付款跟蹤、薪金核算、員工入職辦理、表單填寫、報名流程處理、日程管理等。

舉一個機械人流程自動化的應用示例：管理員可以使用RPA機械人跟蹤活動的參會回覆情況。管理員無需編寫任何代碼，就能教會軟件機械人完成以下所有操作：

1. 監控收件匣中帶有參會回覆附件的電郵。

2. 讀取電郵及附件內容，提取相關數據（例如電郵地址、姓名、參會人數、飲食禁忌）。

3. 打開用於跟蹤活動籌備進度的文件。

4. 更新該文件，同步錄入參會回覆信息。

僅為一名員工配備這類解決方案，就可以顯著提升效率、大幅優化流程。試想一下，人工完成上述這類任務需要耗費多少小時，而將這些時間和精力大規模投入到其他工作中能帶來多大收益！話雖如此，這類自動化技術在應用時也存在幾個需要重點關注的問題。

安全注意事項

任何解決方案都可能存在隱患，RPA也不例外。這類機械人的一個潛在風險在於，它們需要在數碼生態系統中擁有各類不同的訪問權限。這意味著所有形式的身份憑證，包括數碼證書，都需要隨時可供RPA流程調用以完成工作。

此外，RPA可以自動化處理涉及多應用、多帳戶、多設備的任務，甚至可以支持跨職能工作流。在單次RPA會話中，程式需要完成多次身份認證，這意味著用戶可能需要向這些機械人提供憑證。如果操作不當，就會產生安全缺口。採用該技術的企業必須建立機密信息管理相關流程，明確硬編碼憑證的風險，並落實憑證入庫保管的要求。

RPA對員工和企業的意義

員工無需擔心RPA在全球各地辦公場景中的普及。雖然這些虛擬機械人可以分擔員工的部分工作，但它們不太可能完全取代任何員工。機械人最適合處理重複性高、流程明確、不需要過多主觀判斷的任務。

對於企業應用RPA後的員工而言，最可能發生的變化是工作職責的轉變。此前負責數據錄入等工作的人員，將可以把時間投入到其他工作中，例如監控機械人的運行狀態、培養識別流程錯誤的敏銳能力。

這些人員本質上會接受相關培訓，具備IT專業人員的能力。可以將這看作是全領域的數碼化轉型，連以往通常不被視為信息專業人員的員工也包含在內。

考慮到美國當前的勞動力短缺狀況，RPA（機械人流程自動化）在企業環境中的應用很可能會日益普及。RPA的優勢可以幫助受人員不足和其他工作流問題困擾的企業。企業正逐漸認識到，採用這類流程能夠同時提升生產效率、改進準確性，同時提振員工士氣。

想了解更多關於機械人流程自動化的內容，歡迎收聽Root Causes欄目第191期《甚麼是機械人流程自動化（RPA）？》