對希望使用 S/MIME 電郵證書的企業而言，自動化為何至關重要

加密與數碼簽署是保障電郵通訊完整性與私隱的最佳方式，其優勢包括：

• 可確認電郵確實由發件人發出，同時可識別發件人所代表的機構身份
• 可驗證電郵內容及附件在發送後未被竄改
• 由於電郵僅針對發件人和收件人加密，可確保電郵在伺服器儲存及傳輸過程中不會被第三方讀取

這些功能可抵禦商業電郵詐騙（BEC，商業電郵詐騙）等魚叉式網絡釣魚攻擊，並協助企業符合GDPR、HIPAA、美國國防部DFARS等一系列全球重要合規要求。

使用 S/MIME 進行加密時，發件人與收件人均可在自身已有的、支援 S/MIME 功能的電郵應用程式中完成操作，沿用熟悉的使用流程。替代方案通常需要使用獨立電郵應用程式或網頁版，用戶體驗存在差異。

部分企業為節省成本，傾向在不部署自動化證書管理的情況下使用 S/MIME，要求員工分擔證書管理工作。例如，Sectigo 曾收到一位客戶的反饋，該客戶當時正嘗試採用S/MIME 電郵證書:

“典型的手動管理模式：「我們四個月前為終端用戶部署了安全電郵證書，但部署過程遇到了很多困難。儘管我們為終端用戶製作了逐步操作指南，指導他們自行下載並安裝證書，但仍然收到了大量設定相關的支援請求。我們是否可以切換為零接觸或低接觸流程，以簡化證書管理和安裝流程？」?”

自動化的投入具備很高的性價比：其成本低於支援工單帶來的預期開支，也低於員工手動管理 S/MIME 證書造成的生產力損失；更可以避免最嚴重的後果——員工因流程繁瑣放棄使用證書，進而引發合規問題。

產生支援工單的常見原因包括：

• 若員工未將新證書發布至企業全域通訊清單，使用 Outlook 和 ActiveSync 流動電郵應用程式的發件人將無法找到為收件人加密所需的證書。這種情況下，員工要麼花費大量時間研究如何發布證書，要麼發件人會直接放棄使用加密功能。
• 若不使用全域通訊清單，員工需要互相發送簽署電郵，發件人才能從簽署電郵中提取收件人的證書。這種方式效率極低：用戶必須先收到收件人的簽署電郵，才能向對方發送加密電郵。而當收件人續期證書後，發件人本地儲存的仍是已過期的舊證書。如果相關人員意識到自己正在明文發送電郵資訊，新證書的持有者還需要重新向所有希望接收其加密電郵的聯絡人發送簽署電郵，再次完成整個流程。
• 在無自動化的情況下，每位需要 S/MIME 證書的員工都必須造訪自助網頁門戶，透過共享密鑰完成身份驗證，依次點擊5至10個頁面，下載包含私鑰和證書的 PKCS#12 檔案，再打開該檔案將證書匯入桌面端。Outlook 用戶後續還需要手動配置程式，使其使用新安裝的證書。
• 每位員工都需要手動備份加密私鑰，以便在私鑰意外損毀時進行恢復。否則，使用該私鑰加密的歷史電郵和附件將無法解密。這類支援問題主要分為兩種情況：
  • 員工忘記備份密鑰，當密鑰損毀時，歷史電郵將無法存取。
  • 員工將密鑰與其他數據檔案一同備份在 USB 驅動器中，密鑰可能因此暴露予攻擊者，攻擊者可透過暴力破解突破密鑰的加密保護，竊取密鑰。
• 如需在流動裝置上完成配置，員工必須費力從 Outlook 匯出密鑰和證書，再將包含密鑰和證書的檔案傳輸到流動裝置。檔案傳輸完成後，員工還需要將密鑰和證書匯入電郵應用程式——而不同電郵應用程式支援的匯入方法繁多且複雜，這一過程往往會產生大量服務台求助工單。
• 密鑰和證書在流動裝置上安裝完成後，員工還需要摸索如何配置電郵應用程式以使用新安裝的證書。這一環節通常也會導致員工致電服務台求助。
• 證書會在1到3年後到期，員工必須掌握相應操作方法，在到期前為多部裝置完成證書續期，否則所有收件人都會收到數碼簽署無效的提示。
• 證書續期後，電郵伺服器中來自該寄件人的電郵將使用不同的密鑰。如果沒有自動化機制，員工需要手動確保完整的密鑰歷史記錄可用，否則部分電郵將無法解密。

企業無需再依賴員工分擔證書安裝或續期的工作負擔。我們的 S/MIME 證書現已正式推出，其帶來的價值遠高於手動管理的麻煩（及風險）。