如何為 Word 文件加上數碼簽署

Microsoft Word 是全球最常用的文書處理平台之一，不論個人或各類機構均經常使用它建立重要文件。

你可以透過加入簽署行、插入手寫簽署圖片，或使用基於數碼證書的數碼簽署這幾種方式，為 Word 文件進行電子簽署。具體選用哪種方法，取決於你只需要簡單的可見簽署，還是需要更嚴格的簽署人身分驗證能力與文件完整性證明。

處理日常文件時，你可加入掃描的簽署圖片，或使用 Word 內建的簽署行功能；至於涉及業務、法律或合規要求的敏感文件，數碼簽署證書可提供更強的身分核實能力，協助確認文件在簽署後未被篡改。Word 亦支援隱藏式數碼簽署，這類簽署可在不加入可見簽署欄位的前提下保障文件完整性。

下文將介紹為 Word 文件進行電子簽署的各種方法。

Microsoft Word 中的數碼簽署是如何運作的？

電子簽署是一個廣義術語，泛指所有以電子形式簽署文件的方式，例如輸入姓名、繪製簽署、插入手寫簽署的圖片等。數碼簽署是電子簽署的一種，它使用數碼證書驗證簽署人身分，並可證明文件在簽署後未被篡改。

數碼簽署可保障電子文件交換與工作流程的安全，確保文件的完整性與歸屬真實性，符合電子文件的合規要求。它們透過加密技術與簽署證書將文件與已完成驗證的簽署人關聯起來。數碼簽署證書由證書頒發機構（CA）頒發，例如 Sectigo。

當 Word 文件完成數碼簽署後，接收方可確認文件的簽署人，以及簽署加入後文件是否曾被篡改。

數碼簽署亦可應用於多種其他文件類型，包括 Adobe PDF 檔案以及圖片檔案。

在 Microsoft Word 中加入簽署行

若需要在文件中設定可見的簽署區域，Microsoft Office 的簽署行是最佳選擇。它非常適合用於合約、審批文件、內部表單，以及需要明確標示簽署人欄位的文件。

已簽署的文件底部會顯示「簽署」按鈕。此外，已簽署文件的簽署資訊會顯示在「資訊」區段，您可在 Word 中點擊「檔案」索引標籤查看。

要加入簽署行，請按照以下步驟操作：

在 Microsoft Word 或 Excel 中開啟需要簽署的文件。
在 Word 文件或 Excel 工作表中，將游標定位到希望顯示簽署行的位置。
點擊插入索引標籤，該索引標籤位於功能表列右上方，點擊後會出現新的下拉式選單。
點擊簽署行，該選項位於新下拉式選單右側的「文字」群組中。
在彈出的簽署設定對話方塊中，輸入建議簽署人的姓名。您還可以加入簽署人的職位、電郵地址以及簽署說明。
如果需要簽署人填寫簽署用途，請勾選允許簽署人在「簽署」對話方塊中加入註解。
如果需要顯示簽署日期，請勾選在簽署行中顯示簽署日期。
點擊確定

操作完成後，簽署行將會出現在文件中您選定的位置。如果需要加入多個簽署，可重複上述步驟。部分功能可能因 Word 版本不同而有差異。

如果您經常使用同一個簽署區塊，可將其儲存為自動圖文集，或加入到文件範本中。這有助於統一簽署資訊格式，提升多個 Word 檔案的簽署處理效率。

如何在設有簽署行的 Word 文件中簽署

如果您是簽署人，收到的 Word 文件會預先設定好簽署行。在簽署行上完成簽署後，會同時生成可見簽名和數碼簽署版本。要在 Word 文件中插入簽名，請按照以下步驟操作：

雙擊簽署方塊，或右鍵點擊簽署方塊並選擇「簽署」。
此時會彈出對話方塊，提供多種加入簽名的選項，包括：
1. 請在X旁邊的輸入欄輸入姓名，以生成您的印刷體簽名。
2. 透過墨跡功能新增手寫簽名。
3. 點擊「Select Image」新增簽名圖片。選擇後將彈出視窗，您可選擇圖片檔案的儲存位置。
新增簽名後，點擊「Sign」。

新增完成後，視窗底部會顯示一個小型簽名圖示，標示該文件已完成簽署。收件人可按兩下簽名或點擊該圖示檢視簽署者資訊。

如何在Microsoft Word中新增隱藏式數碼簽署

使用數碼簽署證書為文件加上數碼簽署前，您需要向可信的證書頒發機構（CA）（例如Sectigo）購買證書並完成驗證。證書簽發後，會透過支援的簽署方式（例如USB令牌）儲存到您的裝置以供使用。

然後按照以下步驟操作：

在「」索引標籤中，選擇「Info」
選擇「Protect Document > Add a Digital Signature」
此時會彈出對話方塊，當中有多個可選擇填寫的欄位，選項包括：
1. Commitment Type：選擇透過簽署作出的承諾類型（例如：建立及批准本文件）
2. Purpose for signing this document：輸入簽署本文件的原因。
點擊「Sign」。隨後系統會提示您將檔案儲存到裝置。儲存完成後，隱藏式數碼簽署即新增完畢。

新增完成後，視窗底部會顯示一個小型簽名圖示，標示文件已完成簽署。收件人可點擊該圖示檢視簽署者資訊。

如何在Microsoft Windows中使用數碼簽署證書新增數碼簽署

然後按照以下步驟操作：

開啟需要簽署的文件。
將儲存了證書的USB智能卡令牌插入電腦的USB連接埠。Microsoft會自動將證書複製到電腦的cryptographic API (CAPI)證書存放區。
點擊「More Tools」窗格中的。此時會顯示「Create & Edit」頁面。
選擇「Certificates.
」，在Certificates工具列上選擇「加入數碼簽署」。此時會彈出Signature Area Selection對話方塊。
點擊「確定」（位於「簽署區域選擇」對話方塊中）。
按住滑鼠左鍵拖曳，繪製希望顯示簽署的區域。隨後將彈出「使用數碼ID簽署」對話方塊。
點擊「繼續」。隨後將彈出「以<您的姓名>身分簽署」對話方塊。
點擊「簽署」。系統將開啟Windows檔案總管對話方塊。
選擇已簽署文件的儲存資料夾。
輸入文件名稱。
點擊「儲存」。系統將提示您輸入PIN碼。
輸入PIN碼，然後點擊「確定」。您的簽署將顯示在文件中。

使用Sectigo簽署證書保護Word文件安全

對於一般文件，輸入的簽名、掃描的簽名圖像或Word簽名行可能已足夠滿足需求；對於高信任級別文件，由證書支援的數碼簽署可提供更強的安全保障。

Sectigo 文件簽署證書可協助個人和機構為重要檔案加入受信任的數碼簽署，支援保障文件完整性、滿足合規需求並實現不可否認性。Document Signing Professional面向以個人名義簽署的獨立專業人士，Document Signing Enterprise則支援需要在多用戶間統一管理文件簽署的機構。

聯絡Sectigo，了解適合您需求的解決方案。